Cómo hacer una cotización: escribe tus datos y los del cliente, ponle número, fecha y vigencia, y detalla cada producto o servicio con cantidad, precio unitario e importe. Después suma el subtotal, resta el descuento si das uno, agrega el impuesto que te toque (en Panamá, el ITBMS del 7 % si estás obligado a cobrarlo) y cierra con el total, la forma de pago y las condiciones. Una buena cotización cabe en una página, se entiende sin llamarte y le dice al cliente exactamente qué tiene que hacer para aceptarla.
Parece sencillo, pero es justo donde muchos emprendedores pierden ventas: mandan un precio suelto por WhatsApp, el cliente no sabe qué incluye y la conversación se enfría. En esta guía te explico qué debe llevar una cotización para clientes, te dejo un ejemplo con números reales y te cuento los errores que más vemos en Armony.
Qué es una cotización (y en qué se diferencia de una factura)
Una cotización es una propuesta de precio que le envías a un cliente antes de que compre. Le dice qué vas a entregar, cuánto cuesta y bajo qué condiciones. No es un cobro: es una oferta con fecha de vencimiento.
La factura llega después, cuando el cliente ya aceptó y te paga. En Panamá, si tu negocio está obligado a emitir factura fiscal, esa factura se hace en el sistema autorizado por la DGI, por ejemplo con el Facturador Gratuito de factura electrónica que ofrece la propia DGI, o con un proveedor autorizado. La cotización no reemplaza ese documento; lo prepara.
Si quieres ver la cotización, la factura y el recibo lado a lado, con el orden en que se envían, lee cotización, factura y recibo: cuál enviar y cuándo.
Qué debe incluir una cotización para clientes
Este es el formato de cotización que recomendamos, de arriba hacia abajo:
- Tus datos: nombre del negocio, logo, RUC o cédula si lo tienes, teléfono, correo y dirección.
- Número de cotización: por ejemplo COT-0012. Te ayuda a ubicarla cuando el cliente te escriba semanas después.
- Fecha y vigencia: «Válida hasta el 29 de octubre». Sin vigencia, el cliente puede reclamarte un precio de hace seis meses.
- Datos del cliente: nombre o empresa, contacto y, si es empresa, su RUC.
- Detalle de lo que vendes: una línea por producto o servicio, con descripción clara, cantidad, precio unitario e importe.
- Totales: subtotal, descuento (si aplica), impuesto y total final.
- Forma de pago: transferencia, Yappy, tarjeta, efectivo… y si pides adelanto.
- Condiciones: tiempo de entrega, qué incluye y qué no, número de revisiones, qué pasa si el cliente cancela.
- Cómo aceptar: «Para confirmar, responde este mensaje con un OK y el comprobante del adelanto».
Ejemplo de cotización con ITBMS 7 % (Panamá)
Imagina un estudio de diseño en La Chorrera que cotiza un paquete de marca para una cafetería. Da un 5 % de descuento por pago adelantado y está registrado como contribuyente de ITBMS.
| Descripción | Cant. | Precio | Importe |
|---|---|---|---|
| Diseño de logo con 3 propuestas | 1 | $350.00 | $350.00 |
| Plantillas editables para Instagram | 6 | $20.00 | $120.00 |
| Diseño de tarjeta de presentación | 1 | $45.00 | $45.00 |
| Subtotal | $515.00 | ||
| Descuento (5 %) | −$25.75 | ||
| Base imponible | $489.25 | ||
| ITBMS (7 %) | $34.25 | ||
| Total | $523.50 | ||
Fíjate en el orden: primero se resta el descuento y después se calcula el impuesto sobre lo que queda. El 7 % de $489.25 es $34.2475, que se redondea a $34.25. Si calculas el ITBMS sobre el subtotal sin descuento ($515.00), le cobrarías $36.05 de impuesto: más de lo que corresponde.
Debajo de la tabla, la cotización cerraría así: «Vigencia: 15 días. Pago: 50 % de adelanto por transferencia o Yappy y 50 % contra entrega. Entrega: 10 días hábiles. Incluye 2 rondas de cambios.»
¿Siempre tengo que cobrar ITBMS?
No. Según la página de ITBMS de la DGI, la tarifa general es del 7 % y deben cobrarlo los negocios cuya facturación anual supere los B/.36,000. Hay tarifas distintas para algunos rubros (por ejemplo, bebidas alcohólicas y hospedaje) y productos que no pagan ITBMS, como medicamentos y alimentos. Si no estás registrado como contribuyente, no agregues la línea de impuesto. Ante la duda, confírmalo con tu contador: cada caso es distinto.
Cómo hacer una cotización paso a paso
- Pregunta antes de cotizar. Qué necesita, para cuándo, cuántas unidades, dónde se entrega. Una cotización con supuestos equivocados es una cotización que hay que rehacer.
- Calcula tu precio con tus costos reales. Materiales, tu tiempo, gastos fijos y comisiones. Si no lo tienes claro, revisa nuestra guía para calcular el precio de venta de un producto.
- Desglosa en líneas que el cliente entienda. «Diseño de logo con 3 propuestas» se entiende; «Paquete A» no.
- Aplica descuento e impuesto en el orden correcto. Descuento primero, impuesto después.
- Escribe condiciones cortas y claras. Vigencia, adelanto, plazo de entrega y qué no incluye.
- Envíala en PDF, no como texto suelto. Un PDF con tu marca se ve serio, se reenvía fácil al jefe o socio del cliente y no se pierde entre mensajes.
- Haz seguimiento. Si en dos o tres días no hay respuesta, escribe: «¿Pudiste revisar la cotización? Si quieres, ajustamos el alcance». Muchas ventas se cierran en ese segundo mensaje.
Errores comunes al cotizar
- Mandar solo el total. «Sale en $500» invita a regatear. El desglose muestra el valor de cada parte.
- No poner vigencia. Tus costos cambian; tu cotización debe tener fecha de vencimiento.
- Olvidar lo que no incluye. Si el envío, la impresión o las revisiones extra se cobran aparte, escríbelo.
- Calcular el impuesto antes del descuento. Le cobras de más al cliente y te ves poco profesional.
- Usar una plantilla distinta cada vez. Un formato fijo con tu logo y colores hace que te reconozcan y transmite orden.
- No numerar. Sin número es difícil saber qué versión aceptó el cliente cuando hubo cambios.
- Confundir cotización con factura fiscal. Si estás obligado a facturar, la factura se emite en el sistema autorizado de la DGI.
¿Word, Excel o una app?
Puedes hacer una cotización en Word o Excel, y está bien para empezar. El problema aparece cuando cotizas seguido: copiar el archivo anterior, borrar datos, revisar fórmulas, exportar a PDF y no equivocarte de cliente. Una app pensada para cotizar te guarda tus datos y tu logo, lleva el historial y hace las cuentas por ti, así que solo llenas lo que cambia. Si cotizas trabajos de diseño, mira el ejemplo de cotización de diseño gráfico.
Preguntas frecuentes
Lo más común es entre 15 y 30 días. Si tus materiales cambian de precio con frecuencia, usa una vigencia más corta. Lo importante es escribirla siempre.
Después. Primero restas el descuento al subtotal y sobre ese resultado aplicas el 7 % de ITBMS (si estás obligado a cobrarlo).
No. La cotización es una propuesta de precio. Si tu negocio está obligado a facturar, la factura fiscal se emite en el sistema autorizado por la DGI cuando el cliente paga.
Sí, y es lo más práctico para muchos negocios en Panamá. Envíala como PDF con tu logo, no como texto, para que el cliente la pueda guardar y reenviar.
Cierre
Una cotización clara hace la mitad de la venta: muestra que eres ordenado, evita malentendidos y le facilita al cliente decir que sí. Usa siempre el mismo formato, desglosa, respeta el orden descuento → impuesto y pon fecha de vencimiento.
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