La cotización es la propuesta de precio antes de la venta, la factura es el cobro formal de lo que vendiste y el recibo es la prueba de que te pagaron. Se envían en ese orden: cotización cuando el cliente pregunta, recibo cuando paga (también por un adelanto) y factura cuando la venta se cierra. Si tu negocio está obligado a facturar en Panamá, la factura fiscal se emite en un sistema autorizado por la DGI.
Confundirlos trae problemas: clientes que creen que una cotización es una deuda, adelantos sin comprobante o «facturas» hechas en Word que no tienen valor fiscal. Aquí tienes las diferencias en una tabla, el orden correcto y un ejemplo completo.
¿Cuál es la diferencia entre cotización, factura y recibo?
| Cotización | Factura | Recibo | |
|---|---|---|---|
| Qué es | Una oferta de precio | El cobro formal de una venta | La prueba de un pago |
| Cuándo | Antes de vender | Al cerrar la venta | Cada vez que te pagan |
| Obliga a pagar | No | Sí | Ya se pagó |
| Lleva vigencia | Sí | No (lleva fecha de pago) | No |
| Valor fiscal | No | Sí, si se emite en un sistema autorizado | No reemplaza a la factura fiscal |
¿Qué es una cotización y qué debe llevar?
Es una propuesta: «esto te entrego, esto cuesta, hasta esta fecha». No obliga al cliente a nada hasta que la acepta. Debe llevar tus datos, número, fecha y vigencia, el detalle con cantidades y precios, el impuesto si te toca y las condiciones de pago. Lo explicamos paso a paso en cómo hacer una cotización que el cliente acepte.
¿Qué es una factura y cuándo es obligatoria?
La factura es el documento que cobra formalmente una venta. En Panamá, los negocios obligados a facturar deben emitirla en un sistema autorizado por la DGI. Para negocios pequeños existe el Facturador Gratuito de factura electrónica de la DGI.
Una «factura» hecha en Word, en Excel o en una app que no está autorizada sirve como cuenta de cobro para tu cliente, pero no es una factura fiscal. Si no sabes si estás obligada a facturar, pregúntale a tu contador: depende de tu actividad y de cuánto vendes. Sobre el ITBMS, la DGI explica las tasas y qué está exento.
¿Qué es un recibo y para qué sirve?
El recibo prueba que alguien te pagó: cuánto, cuándo, por qué y cómo. Es el documento que más se olvida y el que más problemas evita. Sirve para:
- Dar comprobante de un adelanto («Recibí $150 como 50 % de adelanto de la cotización COT-0031»).
- Cerrar pagos en efectivo, donde no queda rastro en el banco.
- Llevar tu propio control de lo que cobraste en el mes.
¿En qué orden se envían? Ejemplo completo
Una fotógrafa de producto en David recibe un mensaje de una tienda que quiere fotos para su catálogo:
- Cotización COT-0031: sesión de 20 productos con fondo blanco y edición, $300, válida por 15 días, 50 % de adelanto.
- Recibo REC-0018: la tienda acepta y paga $150 por Yappy. La fotógrafa le envía el recibo del adelanto ese mismo día.
- Entrega: envía las fotos editadas en la fecha acordada.
- Factura y recibo final: la tienda paga los $150 restantes. Si la fotógrafa está obligada a facturar, emite la factura fiscal por los $300 en el sistema autorizado. Si no, le envía un recibo por el saldo.
Cada documento menciona al anterior por su número. Si en dos meses hay una duda, se resuelve en un minuto.
Errores comunes
- Cobrar un adelanto sin dar recibo. Si el proyecto se cae, nadie recuerda cuánto se pagó.
- Llamar «factura» a una cotización. El cliente puede pensar que ya te debe.
- Usar la misma numeración para todo. Usa prefijos distintos: COT, FAC, REC.
- Creer que una factura de Word tiene valor fiscal. Si estás obligada a facturar, solo vale la emitida en el sistema autorizado.
- No guardar copias. Guarda todo en PDF, ordenado por mes.
Preguntas frecuentes
No. La cotización es una oferta. Obliga a pagar cuando el cliente la acepta y se emite la factura o se acuerda el pago.
No. El recibo prueba un pago, pero no reemplaza a la factura fiscal. Si tu negocio está obligado a facturar, debes emitir la factura en un sistema autorizado por la DGI.
Sí, conviene siempre. El recibo del adelanto, con el número de la cotización, evita discusiones si el proyecto cambia o se cancela.
Sí. Envíalos en PDF con tu logo, no como texto, para que el cliente los guarde y los reenvíe. Cotiza Fácil los genera y los comparte por WhatsApp.
Cierre
Tres documentos, tres momentos: cotización antes, recibo cuando pagan y factura al cerrar. Si los usas en ese orden y con numeración propia, tus clientes te ven más seria y tú sabes siempre quién te debe qué.
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